Det som skiljer Luvid från traditionella bokföringssystem är att det låter användaren skapa både bokförda poster (låsta affärshändelser som inte får ändras) och planerade poster (förberedda affärshändelser som kan ändras fritt) i en och samma kronologisk lista.
Möjligheten att kunna skapa tillfälliga poster i förväg ger användaren ett verktyg att kunna planera sin bokföring långt i förväg. Det tillåter även systemet att skapa automatiska poster för exempelvis kommande skattedragningar så att användarna slipper få oönskade överraskningar när de minst anar det.
I den här artikeln ska vi dock fördjupa oss i hur du som användare kan dra nytta av Luvids unika funktion till din fördel för att försäkra dig om att dina verifikationer är korrekta innan de låses permanent.
1. Skapa som planerade poster
För att illustrera metoden kommer vi att beskriva ett påhittat scenario med vårt testföretag där vi tidigare satt in en del av kapitalet på ett placeringskonto för att på så sätt få en högre ränta än på ett vanligt sparkonto. Efter att bindningstiden gått ut flyttas pengarna automatiskt tillbaka till vårt sparkonto, tillsammans med den erhållna räntan. Vi flyttar en del av pengarna till företagskontot och därefter gör vi en insättning på skattekontot.
Med andra ord är det flera transaktioner på flera olika konton på mycket kort tid, vilket enkelt kan leda till fel om man inte är försiktig!
Fyra planerade poster skapas för affärshändelserna
Vi kommer att skapa fyra poster, men istället för att bokföra dem direkt som man gör i andra bokföringssystem skapar vi dem som planerade poster först:
- Den första posten är räntebeloppet på 665 kronor som hamnar på placeringskontot
- Den andra posten är den automatiska överföringen från placeringskontot till sparkontot, inklusive räntan, på totalt 120 665 kronor
- Den tredje posten är vår manuella överföring från sparkontot till företagskontot på 102 000 kronor
- Den fjärde posten är vår insättning på skattekontot på samma belopp, 102 000 kronor, som täcker upp för de fyra skattedragningarna nästa vecka
Eftersom vi skapat dessa fyra affärshändelser som planerade poster har de placerats under idag-linjen (se bilden ovan). Vi kan också se att det finns en Bokför-knapp till höger om varje rad. Dock ska vi inte bokföra dem riktigt än.
2. Stäm av mot dina kontosaldon
En unik finess med Livid är att man på varje bokningsrad i listan kan utläsa saldot på respektive likviditetskonto. Idag-linjen visar det aktuella saldot på respektive konto givet de bokförda posterna. Det är alltså de belopp som fanns på respektive konton innan våra fyra affärshändelser inträffade.
Stäm av beloppen med dina verkliga skatte- och bankkonton
Eftersom vi ännu inte hunnit ikapp med bokföringen ska vi nu istället titta på den sista av de fyra nyskapade raderna (se bilden ovan). Där ser vi följande saldobelopp:
- Företagskontot ska ha 1 520 kronor
- Skattekontot ska ha 102 469 kronor
- Sparkontot ska ha 111 972 kronor
- Placeringskontot ska ha 0 kronor
Dessa fyra belopp jämför du med dina verkliga konton genom att logga in på Skatteverkets hemsida samt på internetbanken för dina respektive företags- och sparkonton.
Om någon av posterna inte skulle överensstämma med verkligheten kan du enkelt dubbelklicka på posten och redigera den fritt, vare sig det är datum, belopp, från- eller till-kontona som inte stämmer. För de två sistnämnda kan du enkelt klicka på den gula knappen mellan fälten för att byta plats på de två kontona.
Byt plats på från- och till-kontona med den gula knappen
3. Bokför och lås posterna
Så snart du granskat dina fyra poster och säkerställt att samtliga överensstämmer med affärshändelserna samt att beloppet på respektive konto matchar saldona på dina riktiga skatte- och bankkonton, kan du bokföra posterna en i taget.
Enklast gör du det genom att klicka på Bokför-knappen längst till höger på respektive rad, alternativt att du öppnar varje post och klickar på Bokför-knappen längst ner på postmodalen.
Nu har du kommit ikapp med bokföringen av alla affärshändelser
När samtliga poster är bokförda kommer idag-linjen att visa rätt saldo på respektive konto, men dessa behöver du inte dubbelkolla eftersom du ju gjorde det i samband med att du skapade affärshändelserna som planerade poster, något som du endast kan göra i Luvid.
Låter det som en bra funktion? Häng i så fall med på en resa som lämnar traditionell bokföring i backspegeln!
