Kärnan i Luvid är en enda kronologisk lista över företagets affärshändelser, som sträcker sig både bakåt (redan bokförda, låsta poster) och framåt i tiden (planerade poster som ännu inte är slutgiltiga). En tydlig markering i form av idag-linjen delar upp listan i det som redan hänt från det som är på väg att hända.
Den unika funktionen medför tre fördelar för dig som användare jämfört med andra bokföringssystem: den förenklar den löpande bokföringen, den öppnar upp för en likviditetsplanering inom samma system, och den möjliggör automatiska bokningar för framtida affärshändelser som ännu inte inträffat. Låt oss fördjupa oss i dessa tre effekter.
1. Planerade poster
En bokförd post är en permanent affärshändelse som fått ett eget verifikationsnummer och som inte får ändras fritt eller tas bort i efterhand. Rättelser görs genom ett särskilt korrigeringsflöde som lämnar ett spårbart avtryck, i enlighet med bokföringslagens krav på en sammanhängande, oföränderlig historik.
En planerad post är däremot en förberedelse, exempelvis en väntad kundbetalning eller en kommande skattebetalning innan den faktiskt sker. När du skapar en planerad post kan du redigera den fritt, flytta den till ett annat datum genom att dra-och-släppa den med musen eller med hjälp av tangentbordet, och ta bort den om du skulle vilja det.
En planerad post kan skapas från grunden med hjälp av förberedda bokföringsmallar men du kan även kopiera en redan existerande post, oavsett om originalposten är bokförd eller inte. Det finns även möjlighet att skapa flera poster samtidigt, exempelvis återkommande leverantörsfakturor eller varför inte intäktsräntan på skattekontot? Den sistnämnda placerar Luvid dessutom automatiskt på rätt datum och realtidsberäknar räntan för allteftersom andra poster dyker upp i listan.
Utöver tidsbesparingen vid skapandet av poster ger funktionen även effekten att du kan förbereda posterna i god tid, granska dem ordentligt innan de bokförs, men framför allt stämma av dem mot saldot på dina skatte- och bankkonton. Varje rad i den kronologiska listan visar det ackumulerade beloppet för respektive likviditetskonto vilket låter dig göra en enkel rimlighetskontroll innan du permanent bokför posten med två enkla klick.
Idag-linjen separerar de bokförda posterna från de planerade
2. Framtida poster
Ett kraftfullt verktyg för alla företagare, oavsett storleken på verksamheten, är en prognos över det kommande året. Det traditionella verktyget för ett sådant framåtblickande kallas likviditetsbudget och används för att berätta för oss om företagets pengar (likvida medel) kommer att kunna täcka månadens eller årets kostnader.
Luvid låter dig skapa framtida poster för alla former av affärshändelser, flera månader eller till och med år i framtiden. Återkommande leverantörsfakturor som till exempel telefonabonnemang kan skapas i ett enda flöde, hela årets löneutbetalningar kan läggas in i förväg, och du kan till och med förbereda återföringar och avsättningar av periodiseringsfonder innan räkenskapsåret är slut för att på så sätt kunna fatta rätt beslut i god tid.
Luvid låter dig även granska rapporter för resultaträkning, balansräkning, löneutbetalningar, momsredovisningar och kund- och leverantörsfakturor där både bokförda och planerade poster räknas med, allt i syfte att förbereda dig på bästa möjliga sätt inför det stundande bokslutet.
Genom att förbereda arbetet i förväg kommer du inte bara att få en bättre överblick över det kommande året, du kommer även att spara tid i framtiden eftersom de förberedda posterna enkelt kan konverteras till verifikationer med två enkla klick när det väl är dags att bokföra dem.
Rapporterna visar både de bokförda och planerade posterna
3. Automatiska poster
Redan när du skapar ditt företag i Luvid kommer du få förslag på automatiska poster som systemet skapar åt dig för aktiekapital, preliminärskatt, momsredovisningar och resultatposter för årsskatt och vinst eller förlust. När du öppnar ett nytt räkenskapsår får du samma möjlighet att låta Luvid skapa de förberedande posterna åt dig.
Du kommer snabbt märka att moms- och resultatposterna dessutom uppdateras i realtid allteftersom nya bokförda och planerade poster adderas till listan. Det ger dig en stor hjälp inför kommande skattebetalningar så att du slipper oönskade överraskningar när likviditeten är som mest ansträngd.
När du skapar en lönekörning, oavsett om den publiceras (förbereds för att bokföras) eller planeras i förväg, kommer Luvid att skapa automatiska poster för dragning av arbetsgivaravgift och personalskatt, på rätt datum och med rätt belopp.
Den automatiska posten för momsredovisning kompletteras med en post för antingen momsfordran eller momsskuld så att du alltid vet när det är dags att få tillbaka eller betala in momsen på skattekontot, och hur stort beloppet kommer att vara. Detta oavsett om du redan stängt momsperioden eller om den ligger i framtiden.
När du stänger räkenskapsåret i samband med bokslutet kommer automatiska poster att skapas åt dig för slutlig skatt och återförd preliminärskatt. Dessa ligger mer än ett år bort och är därför farligt enkla att glömma bort. Luvid hjälper dig att undvika obehagliga överraskningar under en period då du huvudsakligen fokuserar på nästa räkenskapsår och därför troligtvis lagt det gamla året bakom dig.
Planera bokslutet även innan räkenskapsårets sista dag
Vare sig du tar dagen som den kommer eller föredrar att planera allt i förväg kommer Luvid att hjälpa dig i ditt dagliga bokföringsarbete med en utmärkande funktion som du kommer att ha svårt att hitta i andra bokföringssystem.
Låter det intressant? Häng i så fall med på en resa som lämnar traditionell bokföring i backspegeln!